为了加强对北京糖代谢研究会（下称“研究会”）档案资料的管理，规范研究会的建设，提高工作质量，特制定本制度。

一、档案管理  

1．研究会档案工作由秘书处负责，党政办公室具体管理。党政办公室要指派专人负责档案管理工作的具体操作，并根据档案管理有关标准统一制定文件材料的整理、立卷、编目等规则。  

2．本档案管理制度涉及书面档案与电子档案两大类。

二、归档制度

1．各部门要严格执行档案材料统一管理的原则，凡研究会工作活动形成的具有保存价值的文件材料，都应按相应要求及时交由党政办公室保管。 

2．归档范围：研究会章程、规章制度、历届干部人事资料档案、工作计划、工作总结、重要会议的记录、重大活动策划、研究会出版物及其它具有保存价值的文档材料。  

3．研究会长期留存的纸质材料、图片、视频影像材料等要以年为单位制作电子档案，妥善保存。  

4．研究会人事档案应在换届选举确定信息两周内及时进行登记与建立，并由档案管理人员归档。  

5．对于研究会组织或参与承办的大型活动档案（包括相关的视频资料），各相应参与部门应尽快整理并归档。党政办公室应该在活动结束之后一周内整理档案。  

6．每个年度整体工作结束的前两周内，各部门将需要进行存档的各种纸介质文案、电子档案等各种材料进行统一清整并移交党政办公室。  

7．每年年底，党政办公室负责将研究会各项工作总结及其它需要归档的文件进行归档整理并存档。  

8．归档的书面档案一般一式一份，价值大和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数。

9．归档的文件必须符合要求，使用A4纸，用黑色钢笔、黑色碳素笔书写，所涉证件、原件（或复印件）要求种类齐全、份数完整。归档的文件内容必须真实、准确。  

10．卷内文件的排列一般按重要程度或时间顺序依次排序，必须保证文件的条理性和有序性。  

11．研究会各部门交存的档案，党政办公室应有专人对其进行分类汇总、按归档要求整理，并做好相应的登记、统计工作。  

12．档案管理人员应在每月月末对上交档案进行一次阶段性的整理、核实检查，保证档案的完整性。

三、对于由党政办公室管理的书面档案

1．存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和找用。

2．存放照片、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专柜内。

3．电子档案管理：电子档案的保存地点可以多样化。档案编号书面档案与电子档案应采取同样的编号加以管理。编号由三部分组成，即“部门代号+时间（年、月、日）+活动名称或档案内容”。其中，部门代号为部门简称的拼音开头字母（如“办公室”为BGS）。 

四、档案借阅制度  

1．查阅档案经秘书长批准后，并持有其同意查阅的签字条并填写《档案查阅登记簿》，办理相关登记手续方可进行查阅。查阅者不得查阅本人的人事档案及相关档案。  

2．查阅档案不得损坏和遗失。查阅人员不可擅自转借，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、涂抹、添加文字等。

3．摘抄复制档案必须说明理由。未经同意不得摘抄档案材料，同意摘抄的材料须经档案资料负责人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出档案室。档案的出室借阅须另向主管人员申请并备案。  

4．档案归还时，经档案管理人员核查无误后方可归入原处。

五、档案保存期限  

1．研究会副秘书长以上级别干部的人事档案资料保管期限为永久保存。

2．重大活动档案资料、重要出版物保管期限为永久。 

3．其它相关资料视档案资料的保存价值确定其保管期限。 

六、档案的鉴定和销毁制度

档案的鉴定与清理由秘书长带领党政办公室的相关工作人员组成专项工作组负责。工作组要依据实际情况核实档案管期限，对到期档案提出存毁意见。工作组应列出销毁档案的清册并撰写销毁档案报告报请主管副会长、总法律顾问审批，销毁清册及报告的档案应保存。销毁档案时，由二人以上进行监销，在销毁过程中主观失密研究会造成损失的，将追究当事人责任。

六、附则

1．本制度最终解释权属研究会秘书处。

2．本制度自公布之日起实施。